Nedan skrivs ”avtal”, när det handlar om två parter inom staten är det ”överenskommelse”. För enkelhetens skull skriver vi bara ”avtal” här, men är det en ”överenskommelse” ska givetvis texten anpassas efter det. De avtal som rektor ska  underteckna ska motparten först underteckna, skulle motparten ha samma regler fast omvänt, hör av er till kansliet.

När avtalet skrivs vid Stockholms universitet

1. Läs igenom dokumenten som behandlar rutinerna för avtalsarbete (finns samlade i
Rutiner för avtalsarbete vid Stockholms universitet), kontrollera att alla delar är
med. Steg 1 = Avtalet kan skrivas i Stockholms universitets dokumentmall med
institutionens namn i sidfoten.
2. Om prefekten får underteckna enligt delegationsordningen ska hanteringen ske vid institutionen. Det hindrar inte att ni kontaktar kansliet för råd och granskning. Om rektor eller dekanus ska skriva under mailas avtalet i wordformat till handläggaren vid fakultetskansliet för genomgång. Vid behov kommer Ledningskansliets jurister att göra en förgranskning av avtalet.
3. Kostnadsberäkning ska bifogas till avtalet (som endast är för internt bruk) i form av en
uträkning av avtalsbeloppet där det framgår att indirekta kostnader ingår och hur
mycket tid som är beräknat.
4. När avtalet kan anses vara klart så ordnar kansliets handläggare med diarienummer och skriver in det i dokumentet. Avtalet ska skrivas ut i två exemplar så att vardera parten får var sitt.
5. Handläggaren vid fakultetskansliet förbereder avtalet för rektorsföredragning (RF), alternativt Dekanbeslut.
6. När dekanus undertecknat avtalet skickar handläggaren vid fakultetskansliet två ex av
avtalet till uppdragsgivaren tillsammans med adresserat svarskuvert. Detta gäller så klart i de fall dekanus skriver på före motparten.
7. När det undertecknade avtalet kommer tillbaka till handläggaren vid fakultetskansliet får institutionen en scannad kopia av underskrivet avtal mailat till sig och vid behov även en scannad kopia av dekanbeslutsprotokoll. Originalet går till registrator för arkivering. Den eventuella protokollskopian skickar ni till ekonomiavdelningen så att de kan lägga upp projektnummer och ev. rekvirera pengarna (bidragsavtal). Motpartens ex av avtalet skickar handläggaren vid kansliet till motparten.
8. Tänk på att planera för denna process, avtalet ska vara tecknat innan arbetet börjar
utföras.

När avtalet skrivs hos motparten (gäller i så gott som alla fall när rektor undertecknar).

1. Skicka avtalstexten till Humanistiska fakultetskansliets handläggare för
eventuella synpunkter som ni får kommunicera med motparten innan de innan motparten skriver under och skickar hit för underskrift. Om större fel upptäcks kan det vara tvunget att revidera avtalet.
2. Skicka avtalet, i två original, till registrator för diarieföring, ange att det ska vidare till
Humanistiska fakultetskansliets handläggare för avtalshantering. Skicka en
kostnadsberäkning via e-post.
3. Handläggaren vid fakultetskansliet förbereder avtalet för RF, alternativt Dekanbeslut.
4. När rektor/dekanus undertecknat avtalet skickar handläggaren vid fakultetskansliet ett ex av avtalet till uppdragsgivaren. Institutionen får en scannad kopia av avtalet, originalet går
till registrator för arkivering. Det eventuella protokollsutdraget/protokollskopian
skickar ni till ekonomiavdelningen så att de kan lägga upp projektnummer.

För att uppmärksamma prefekten om att vissa avtal/uppdrag/bidrag kan innebära att
institutionen blir tvungna att medfinansiera vill vi i vissa fall att institutionen ordnar en
försäkran från prefekten. Mall finns att finns att få vid förfrågan. Denna ska diarieföras på samma diarienummer som avtalet.

Vem ska underteckna avtalet? Det spelar ingen egentlig roll vad motparten angett som
funktion som undertecknare. Det som räknas för oss vid Stockholms universitet är
delegationsordningen. Delegationsordningen för den Humanistiska fakulteten har följande beloppsgränser:

Uppdragsavtal (gäller även avtal om sponsring)
Upp till 500.000 kr -> Prefekten undertecknar, kan inte delegeras
Över 500.000 kr -> Rektor undertecknar

Bidragsavtal
3.000.000 kr eller mindre -> Prefekten undertecknar, kan inte delegeras
Mer än 3.000.000 kr och upp till 5.000.000 kr -> Dekanus undertecknar
Över 5.000.000 kr -> Rektor undertecknar

Kontakt

För frågor om rutiner för beredning av avtal/överenskommelser, kontakta avtal@humfak.su.se