Eftersom undervisning och arbetsmöten skiljer sig åt delar vi upp råden för dessa i nedanstående guide. Vi börjar med att ge några allmänna tips för fungerande online undervisning/-möten. Eftersom hybridundervisning ställer krav på val av aktiviteter, hantering av teknisk utrustning, samt en lokal och teknik med förutsättningar för detta, handlar flera av tipsen om att på olika sätt undvika komplicerade upplägg.

Läs mer om digitala möten i Serviceportalen

Om hybridmöten vid SU. Arbetsgruppen för AV-utrustning för hybridundervisning/-möten (1045 Kb)

 

Tips för undervisning och möten online

Teknik

Ha en tydlig agenda

  • En tydlig agenda innebär att deltagare som ansluter sent eller tillfälligt missar någon del av mötet har lättare att åter följa med i en diskussion.
  • Håll tiden. I ett klassrum kan du ta paus och starta igen när du ser att alla har kommit tillbaka. Deltagare online vill veta tiderna ─ inte sitta och se på när deltagare i den fysiska lokalen ”dräller runt”.
  • Förmedla allt material digitalt.
  • Digitalt material är en självklarhet vid hybrida aktiviteter.

Disciplin

Utrymmet för spontana aktiviteter minskar då alla idéer inte kan fullföljas med jämlik och bra kommunikation. Var även disciplinerad som lärare/mötesledare och låt inte spontana diskussioner ─ som inte uppfattas av alla ─ passera utan din styrning.

Ta hjälp

Att parallellt ha en genomgång, leda en diskussion, skapa "polls", dela in för gruppaktiviteter, läsa chatt och stänga av mikrofoner som stör är oftast alltför kognitivt krävande. Även om det kan fungera en kortare tid kommer du att upptäcka att du missat något. Utse någon att hjälpa till med att till exempel läsa och sammanställa inlägg i chatten. Ett alternativ är att strukturera mötet så att du går igenom chatt-kommentarer under tiden som deltagarna är upptagna med eget arbete eller har en paus.

Bestäm kommunikationskanalerna

Bestäm vilka kommunikationskanaler ni ska använda och var konsekvent. Kommer du att läsa chatten? Ska den digitala funktionen för att ”räcka upp handen” användas? Om funktionen räcka upp handen används kan du se turordningen om du öppnar deltagarfönstret i e-mötestjänsten Zoom. De som vinkat först ligger överst i listan.

Chatten i Zoom kan vara en hjälp eller en distraktion. Det är svårt att inte gå in och kika när man ser att det har kommit något där. Samtidigt kan studenterna lösa de flesta frågorna själva där. Frågor som uppstår för att någon tappade koncentrationen (eller gick ifrån mötet en stund) löses snabbt av de andra deltagarna.

Ett alternativ för kommunikation i Zoom är att lämna ordet fritt. Zoom ser till att bara en i taget kan prata. Om enskilda kan hojta till så funkar det även om du står upp och föreläser. (Med ett avstånd till skärmen så funkar det inte att se handuppräckningen.) Däremot finns en risk att deltagare tvekar att göra sig hörda.

Man kan bolla mellan "mute all" och tillåta respektive inte tillåta att deltagarna unmutar sig själva beroende på sammanhanget.  

Planera smart

Vet du att du ska formulera "polls", dela in i grupper eller något som du vet kommer att vara tidskrävande ─ planera in redan före mötet vad deltagarna ska göra under tiden, till exempel en kort paus eller något att läsa. Då kan du göra det du har planerat utan att känna att alla sitter och väntar.

Var på plats tidigt

Var gärna på plats i god tid så att du ser att allt fungerar och kan säga välkommen. Det är även ett tillfälle för deltagarna att ställa eventuella frågor.

Stanna kvar uppkopplad

Framförallt vid undervisning är det bra att finnas kvar online efter lektionen/seminariet då studenter kan kommentera eller fråga om sådant de inte vill ta i stor grupp. Talar du om dessa möjligheter i förväg blir det en extra trygghet för studenterna. Tänk på att vara rättvis om du har en hybrid miljö. Var även observant på om det är frågor av privat karaktär som inte ska spridas till andra eller spelas in. Det är lätt att glömma att mikrofonen är på när någon deltagare i det fysiska rummet kommer fram till dej och ställer en fråga. Den som ställer frågan kanske inte vet att du fortfarande är online så det är ditt ansvar att se till så att inte frågor av privat karaktär sprids.

Dubbla skärmar

Att använda en extern skärm tillsammans med en laptop är mycket smidigt om man diskuterar ett dokument, vill kunna sköta e-posten eller ha Athena uppe samtidigt. Ange ”Use dual monitors” i Zooms inställningar (eng. settings).

Obs! att dubbla skärmar uppfattas av Powerpoint + Zoom som att man visar PPT:n via projektor. Det gör att man visar “presentatörsvyn” och inte "projektorvyn". Presentatörsvyn används för att visa anteckningar, nästa bild, föredragstiden med mera. För att undvika att visa presentatörsvyn väljer man fliken "Bildspel" och ser till att "Använd föredragshållarvy" inte är ikryssad. Då kan man ha två skärmar och dela en PPT i Zoom utan att få upp två PPT-bilder i taget. Det går även att byta vilken skärm presentatörsvyn ska synas på.

 

Hybrida seminarier och möten

Seminarier och möten kan sägas ha liknande form med en mötesledare och upp till 15─20 deltagare som alla förväntas delta i samtalet. Ofta ska flera olika deltagare visa material av något slag.

Om en deltagare deltar online och resten fysiskt behövs inga större förändringar förutom de allmänna råden ovan. Den största risken är att deltagaren online glöms bort och har svårt att delta. Det kan också vara tvärtom på grund av "teknik-jidder". Se till att fördela ordet rättvist. Se till att deltagaren online hör alla bra och vice versa. Ljudkvalitén är ofta ett problem så tänk på att minimera störande bakgrundsljud etcetera. Se till att det finns ett lugnt hörn dit mikrofonsladden når om du planerar för parvisa diskussioner. Om det ska bli ett bra och jämlikt möte är det viktigt att du fördelar ordet och håller i mötes-disciplinen ända till mötets slut.

Teknik och lokal

Om en deltagare deltar online och övriga deltagare deltar i mötet fysiskt finns tre alternativ: 1. Använd din egen dator i valfritt rum, 2. Använd ett mötesrum anpassat till online-möten, Använd ett mötesrum med en inbyggd Zoom-klient, ett så kallat “Zoom room”, se nedan.

1. Valfritt mötesrum
Använd din egen dator eller en separat dator för uppkopplingen. En separat dator ger större möjligheter att välja vilken bild du vill skicka från mötesrummet. Ljudkvalitén är avgörande för ett lyckat möte. Använd en bra konferensmikrofon eller skicka runt en trådlös mikrofon.

2. Mötesrum med konferensutrustning

Ett videokonferensrum kan ha väldigt varierande utrustning, men i grunden har alla någon form av mikrofon, högtalare och bild, som du kan ansluta till din dator och använda det konferensprogram som du vill. Exempelvis kan mikrofoner vara en portabel så kallad ljudpuck, fasta bordsmikrofoner eller takmonterade mikrofoner. Bild kan vara skärmar eller projektorer. Någonstans behöver du ansluta din dator till detta och det är väldigt värdefullt om du har gjort det tidigare. Var ute i god tid så att du hinner fixa eventuella problem.

Bilden som deltagaren ser är, beroende på kameraplacering i rummet, ofta en översiktsbild av rummet. Du kan även växla till kameran i din dator om du vill visa annan bild. Kom ihåg att alla vill se vem som pratar ─ inte minst den som är online. Testa i förväg om du inte använt rummet tidigare.

Utmaningar: Använder du din vanliga dator för uppkoppling samtidigt som du vill visa din presentation, läsa agendan och göra anteckningar kommer du att önska att du haft en separat dator för uppkopplingen.

3. "Zoom room"

En variant på mötesrum med videoutrustning är ett så kallat "Zoom Room". Det är ett koncept som gör mötet trådlöst, där rummet har en egen kontrollpanel och fungerar som en deltagare i ditt möte. Du behöver alltså inte ta med en egen dator för att hålla eller ansluta till ett möte, men alla deltagare i lokalen kan ansluta till mötet med sina enheter om de vill och dela sitt innehåll till mötet. Rummets utrustning kan variera, precis som videokonferensrum i övrigt, så det är väl värt att bekanta sig med rummet innan det används. En skillnad är att rummet även kan användas lokalt, utan att ett Zoom-mötet startas, där alla deltagare kan dela information trådlöst till rummets skärm.   

IT-avdelningen tilldelar licens till "Zoom Room". Vilken utrustning som behövs i rummet för att få så bra ljud och bild som möjligt är väldigt individuellt och beror på hur rummet ser ut. Val av utrustning görs i samråd med leverantör av AV- och ljudteknik. Aktuella leverantörer finns i avtalskatalogen. Utrustning som krävs är Zoom-certifierad utrustning och trådbundet nät till panel.

Avtalskatalogen

Lista över Zoom-certifierad utrustning

Kontakta IT-avdelningens helpdesk för licens till "Zoom Room"

 

Hybridundervisning

Pedagogiskt upplägg

Hybridundervisning med en student online liknar till stor del situationen beskriven för hybrida möten. Vi förutsätter att fler studenter än i en seminariesituation deltar och då blir den största skillnaden att ljudet från varje deltagare inte kan fångas med en konferensmikrofon. Istället behöver en mikrofon skickas runt, alternativt att du upprepar kommentarer och frågor från studenterna. Att som student online visas på en stor projektionsduk för alla som deltar fysiskt under lång tid är obekvämt för alla parter och knappast “jämlikt”. Projicerar du en Zoom-vy och har flera deltagare online kan du välja inställningen gallery view för att visa alla deltagare online med mindre bilder.

Teknik och lokal

Hybridundervisning med många deltagare både fysiskt samlade och online bör övervägas noga. Utmaningarna att genomföra undervisning där alla är delaktiga och med en bra möjligheter för kommunikationen är flera. Tipsen kan därför delas in två kategorier. Den första kategorin tips handlar om att minimera komplexiteten i undervisningen. Den andra kategorin tips handlar om hur du ändå kan få till en fungerande hybrid miljö.

Minimera komplexiteten

Fundera över om din undervisning kan förändras på något sätt. Kan de eftersträvade studentaktiviteterna uppnås utan en komplex hybrid situation? Vill du som är universitetslärare ha inspiration i detta arbete rekommenderas de "ABC-workshoppar"som ges vid universitetet. Dessa workshoppar kan, förutom utannonserade tillfällen vid behov beställas till lärarlag och institutioner. Arrangör är Centrum för universitetslärarutbildning.

Mer om workshoppar vid Centrum för universitetslärarutbildning

Om du kan du dela upp en hybrid föreläsning är det också enklare att ta hänsyn till tillgänglighetsaspekter.

De delar i din undervisning som är av föreläsningstyp kan spelas in via universitetets videotjänst. Då ges studenterna möjlighet att repetera innehållet och undertext underlättar och gör materialet sökbart. Spela in korta avsnitt så är det lätt för studenterna att ta del av innehållet och enkelt för dej att byta ut delar av innehållet. En risk med inspelade föreläsningar är att en klassrums-föreläsning flyttas till video och all den kommunikation och samarbete som är möjlig i klassrummet försvinner. Din filmade, och därmed asynkrona, undervisning riskerar att bli envägsförmedling och innehållet kommer med stor sannolikhet inte att bearbetas lika bra av studenterna. Det är viktigt att skapa engagerande aktiviteter kopplade till filmerna så att de inte enbart blir en envägskommunikation.

Mer om Stockholms universitetets videotjänst

Genom att kombinera inspelade delar med olika typer av online-diskussioner i Zoom, diskussioner i Athena-forum eller "channel" i Zoomklienten och med hjälp av andra verktyg kan studentaktiviteten ökas. Alla asynkrona aktiviteter som att ta del av inspelningar, läsning, diskutera i diskussionsforum, göra quizzar för självtest eller andra uppgifter innebär att den hybrida situationen undviks.

Hybrid miljö

En hybrid miljö online med deltagare både fysiskt och online behöver planeras för jämlikt deltagande. Använd till exempel frågeverktyg i Athena eller "polls" i Zoom för alla studenter, både online och fysiskt närvarande. Eftersom en mobiltelefon kan användas för detta kan även studenter som inte tagit med sin dator delta.

Med hjälp av möjligheter att ange "yes", "no" etcetera eller textsvar via chatt-funktionen i Zoom kan spontana frågor ställas till alla studenterna. Även då blir miljön jämlik och enkel att hantera. Om chattfunktionen används kan förstås svaren behöva sammanställas.

Låt alla deltagare använda samma system för att ”räcka upp handen”, ställa skriftliga frågor etcetera. Då får alla samma möjlighet oberoende om de är online eller fysiskt på plats. Om funktionen ”räcka upp handen” används i zoom visas den som hållit upp sin hand längst överst i deltagarfönstret.

Bikupor och andra gruppaktiviteter organiseras lämpligen med grupper med enbart online-deltagare och grupper med enbart deltagare fysiskt på plats.

Att efterlikna den muntliga kommunikation som är möjlig i klassrummet mellan deltagare online och fysiskt kräver att ljudet från deltagarna fysiskt kan fångas upp genom en mobil mikrofon och den som pratar bör kunna visas i bild. Ljudkvalitén är visserligen viktigare än bildkvalitén men att enbart använda en översiktsbild av lokalen utan möjlighet att identifiera vem som pratar är inte optimalt för en kommunikation.

En stor risk med hybrida lösningar är att skillnader i studenternas benägenhet att uttala sig ökar i och med mikrofonanvändning och kameror. Steget att bidra med en synpunkt blir avsevärt längre. Lägg till skillnader i teknisk utrustning och eventuellt bristfällig studieplats för deltagare online så inser vi att undervisningen inte enbart kan bygga på muntlig kommunikation. Å andra sidan ger de parallella kommunikationssystem som nämnts bättre möjligheter för alla studenter att delta jämfört med en traditionell klassrumssituation.

Föreläsningstyp

Om du vill kunna röra dig fritt i rummet kan du använda både din dator och mobil. Installera Zoom på mobilen och anslut till samma möte som det e-möte du skapat. Använd telefonens headset-mikrofon och stäng av ljudet på (eng. mute) mikrofonen på datorn. Dela den skärm på datorn som visas på projektorn, till exempel ett Word-dokument att ta anteckningar i etcetera. För att undvika att deltagare med "Speaker view" valt ska se bild från din mobilkamera kan du ange "Spotlight video" i Zoom. Alternativt kan deltagarna själva välja "Pin video" för att välja vilken bild de vill se.

Ett alternativ i det här sammanhanget är att koppla ett trådlöst headset via bluetooth till datorn och sedan köra allt via datorn, inte via mobilen.  

 

Hybrida evenemang

Stockholms universitet har resurser och möjligheter att genomföra mer avancerade evenemang och det finns lokaler och hjälp att få. För möten och undervisning med mer komplicerade lösningar, eller att du vill ha en extra hög kvalité, kan du använda dig av universitetets befintliga funktioner och ta hjälp. Aula Magna och andra lokaler kan koppla upp Zoom och göra scenografiskt snyggare ”Zoom-produktioner”. Ta hjälp av Medieproduktion vid universitetet som tillsammans med Konferensservice och Aula Magna har erfarenhet av att genomföra digitala konferenser och produktioner med Zoom.

Mer om Medieproduktion

Kontakta Konfererensservice

 

Lästips om hybridundervisning och hybrida möten

Om arbetsmöten

Saatçi, B., Rädle, R., Rintel, S., O’Hara, K., & Klokmose, C. N. (2019, September). Hybrid Meetings in the Modern Workplace: Stories of Success and Failure. In International Conference on Collaboration and Technology (pp. 45-61). Springer, Cham.

Abstract

Hybrid meetings, in which co-located and remote participants connect via video or/audio, have become ubiquitous in the globalized modern workplace. Despite, or perhaps because of this ubiquity, conducting hybrid meetings is not straightforward. In this paper, we investigate the opportunities and challenges of hybrid meetings. We conducted a multi-site study of hybrid meetings in two global software companies in Europe, using participant observation, semi-structured interviews and video-analysis. Our findings show that there is a significant diversity in formats and requirements for hybrid meetings in different working environments. Further, hybrid meeting participants perceive and handle a range of both expected and emergent problems. While some problems can be attributed to difficulties or failures of technical infrastructure, others arise out of asymmetries of interaction and social and cultural context across the co-located and remote settings. We argue that managing these asymmetries is key to a successful hybrid meeting.

*Ej att förväxla med begreppet blended learning vilket är den genomtänkta kombinationen av klassrumsundervisning och online-aktiviteter med syfte att dra nytta av båda utbildningsformerna.

Text: Centrum för universitetslärarutbildning och IT-avdelningen